Sistem
Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan
A. PENDAHULUAN
Masalah masalah yang kompleks sering terjadi di perusahaan
perusaahan. Di sini di tuntut peran manajer untuk memecahkan masalah tersebut
sebagai pembuat keputusan.dalam memecahkan suatu masalah manajer
mengidentifikasi,mengembangkan,menyeleksi,menerapkan dan meninjak lanjuti untuk
memastikan bahwa kapan solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
Manajer juga perlu melakukan pendekatan ke sebuah Sistem
untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah yang
tidak merugikan perusahaan.
B. PEMBAHASAN
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN
MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
1. Usaha Persiapan
o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
o Mengenal sistem lingkungan.
o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha Definisi
o Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya :
mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
o Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan
tertentu :
1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7.Mengevaluasi sumber daya output.
3. Usaha Persiapan
o Pertimbangan alternatif yang layak.
o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o Memilih solusi terbaik.
o Menerapkan solusi.
o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI
PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil
sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi
kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker))
:
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan
menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya,
kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam
organisasi.
3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah
masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk
mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode
tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Memahami dasar memecahkan masalah dan
mengambil keputusan
1. Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk
menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.
2. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang
keuntungannya.
3. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah
waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
4. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
5. Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau
aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.
6. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi
berbagai alternatif keputusan.
7. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem
informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative.
Penyelesaian Masalah
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai
tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusan,
dan beberapa elemen pemecahan harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai
berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab atau sumber
masalah.
Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan
hal-hal yang salah. Para manajer akan memberi respons yang cepat pada
pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan kerusakan.
Namun, para manajer juga merespons pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan
sebelumnya.
Dengan kenyataan demikian, kita mendefinisikan masalah
sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau
menghasilkan keuntungan yang diluar kebiasaan. Jadi penyelesaian/pemecahan
masalah (problem solving) berarti tindakan memberi respons/reaksi terhadap
permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya dan memaksimalkan dampak
baiknya.
Pentingnya penyelesaian masalah bukan didasarkan pada jumlah
waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk
menyelesaikan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu namun dapat
mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.
Dalam menyelesaikan masalah, seorang manajer akan banyak
membuat keputusan. Adapun yang dimaksud dengan keputusan adalah suatu aksi atau
strategi yang dipilih. Sedangkan, tindakan dalam menentukan aksi atau strategi
yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang
dihadapi dinamakan pengambilan keputusan. Biasanya ada beberapa aksi atau
strategi yang dapat dipertimbangkan oleh manajer. Perlu diperhatikan bahwa
salah satu kunci penyelesaian masalah adalah mampu mengidentifkasi berbagai
alternatif keputusan.
Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari
John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia
mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu
kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa
maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi
yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan
masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk
dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi
alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan
solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu
terpecahkan.
Solusi Dengan Pendekatan Sistem
Para pembuat komputer, management scientis dan spesialis
informasi semua mencari cara untuk menggunakan komputer dalam memecahan masalah
yang dihadapi manajer. Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer
dikenal sebagai pendekatan sistem, yakni serangkaian langkah penyelesaian
masalah yang memastikan bahwa maslah tersebut pertama-tama dipahami, solusi
alternatif dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah berbasiskan
komputer (pendekatan sistem) memiliki tiga tahap utama yakni tahap persiapan,
usaha definisi, dan usaha solusi, . Dengan pendekatan sistem, ia dapat
berfungsi sebagai jembatan antara masalah dengan CBIS dan akan memberikan suatu
kerangka kerja untuk beragam keputusan.
Upaya pemecahan
1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk
memecahkan permasalahan yang sama.
2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan
kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat
memecahkan masalah.
3. Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
4. Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi
terbaik.
5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa
solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
Menelaah pendekatan system
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui
pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan
manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.
Faktor-faktor pribadi yang
mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya
mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah,
mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah
(problem sensing styles) mereka, yaitu :
1. Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa
semua baik-baik saja.
2. Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak
menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
3. Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
4. Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya
mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia
bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan
menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian
menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam
organisasi.
• Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua
gaya menggunakan informasi (information using style) :
• Gaya sistematis (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu
metode yang telah ditetapkan.
• Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi
menyesuiakan dengan situasi.
C. KESIMPULAN
manajer berperan
penting dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.sistem konseptual
adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer ,informsi dan
standart.2 elemen yang lain masuk dalam peroses perubahan masalah menjadi
solusi (solusi alternatif dan kendala).
setiap manajer mempunyai gaya pemecahan masalah yang
unik,gaya ini dapat mempengaruhi dalam merasakan masalah,mengumpulkan
informasi,dan menggunakan informasi.
